招标书制作五注意(上)

编制出完整、严谨、科学、客观公正，集针对性、合理性与保护性一体的招标书，是招标成败的一个关键环节。可现实中仍有一些采购人或采购代理机构常在招标书制作环节上“出叉”。不是招标书编制得不切合实际，就是招标书编制得比较模糊，使供应商不愿或不敢投标，以致于使招标书作废或者双方发生纠纷，使投诉增多，影响政府采购效率等等。为此，本文试就招标书制作中应注意的事项，发表一些浅见。
一、编制原则要知晓。制作招标书的原则有四条：全面反映采购人需求的原则，科学合理的原则，公平竞争（不含任何岐视）的原则，维护国家利益和供应商商业秘密的原则。倘若招标书的制作人不知道上述编制原则，就会成为“盲人摸象”，在制作过程中不是走错方向，就是进入误区。现实中，之所以有的招标书编制得不切合实际，其中一个重要原因，就是因为其制作人不知晓上述编制原则。这里举一例证，2005年7月，某市一家中学有一建筑面积1420平方米、工程预算850万元的装饰改造工程采购项目。7月5日，接受委托制作招标书的代理机构H，提交的招标书被采购人退了回来。原因是代理机构H未详细了解采购人对该工程有哪些要求，使招标书少写了关于环保的技术要求。代理机构H违背了制作招标书应遵循“全面反映采购人需求”的原则；可到了7月26日投标截止日，采购代理机构H又未收到任何一家供应商的投标书，经业内人士分析，当时招标书规定的开标时间是8月3日，而该招标书仍将工程结束期限定在9月1日，也未按楼层划分为多个标段，这样的工程期限虽然合符学校要求，但仍然较短，又未明确可以分包，仍属不切合实际，供应商接受不了。同时，该招标书还明确规定，如投标人竣工日期每超期一天罚款3万，此条件也苛刻，也不合符实际，其原因是代理机构H又违背了编制招标书应遵循“科学合理”的原则。从上述例子，我们不难看出，知晓编制原则非常重要，这是编制招标书的最基本要求。
二、编制方法要恰当。 也许有人说，编制方法最简单不过了，只要委托专门机构编制，有什么可注意的。这种观点是不对的，上述例子中的代理机构H不也是编制招标书的专门机构吗，不也照样出了问题吗。所谓编制方法要恰当，就是选择的编制方法要能体现合法合规、提高效率、降低费用、保证质量的特点。具体讲：一要侬法编制。就是招标书的编制方法要合符政府采购法律、法规。由于招标书的制作人有三类，一类是采购人自已，第二类是采购代理机构，第三类是编制招标书的中介机构，但不是所有的招标采购都是由采购人自行选择制作人的。因为，侬照《政府采购法》的规定，只有属于分散采购模式下的招标采购，才可以由采购人自行采购，也就是说在这种情况下采购人才可以自行选择，或由采购人自已编制，或由采购代理机构编制、或由编制招标书的中介机构编制。所以，当属于政府集中采购目录和政府采购限额标准范围内的招标采购，我们就必须侬照《政府采购法》的规定，委托政府集中采购机构、或委托经有权部门批准取得法定资格的采购代理机构代理编制招标书，这样做才是合法合规的，而这一点在实务中往往被采购人所忽视，因此，侬法编制招标书很重要。二要量力而行。尽管在分散采购模式下，采购人可自行编制招标书，但如果自身没有编制能力，就不能勉强编制，就应当委托经有权部门批准取得法定资格的采购代理机构、或编制招标书的中介机构代理编制，否则，不仅会前功尽弃，还会浪费人力物力，拖长采购时间。三要掌握技巧。就是无论采用自行编制方式，还是采用委托编制方式，都要掌握一定的技巧，不然就会发生委托代理机构H的事件，使招标发生周折。在自行编制方式下，应注意采用“组合法”，就是按招标书的结构组成，分别由不同的专业人员编制，如将招标书的商务部分交给采购专业人员编写，将招标书的技术部分交给专业技术人员编写，或委托采购代理机构编写，或委托编制招标书的中介机构编写，这样既能保证质量，又能提高效率，而决不能将招标书交给个别人编写。在委托编制方式下，一方面，要注意在委托前要认真调研，掌握数家有真正资质的基础上，看谁最讲信誉，质量最好，时间最快，价格公道的就选择谁委托，也可招标委托，千万不能盲目委托，否则就容易委托“冒牌货”的中介机构编制；另一方面，要注意将自已对招标采购的全部需求告诉委托方，并就委托事宜双方进行认真协商，且以书面形式确定下来，这样做，就不会发生类似“代理机构H”的事件。(待续)